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[Bureau virtuel] créer un groupe de travail, inviter des membres et configurer le dossier commun

But :

Disposer d’une structure regroupant quelques étudiants ou formateurs pour effectuer un travail en commun. On utilise l’outil «  Groupes  » du bureau virtuel qui permet de gérer un ensemble de personnes sous forme d’un groupe avec un dossier de stockage de documents automatiquement associé.

Manipulations :

Création du groupe :

• Se connecter au bureau virtuel (http://entu1.phocean.fr/uPortal/)
• Ouvrir le volet de gestion des groupes : « Groupes »
• Ouvrir le menu « Nouveau » de la barre d’outils et sélectionner le sous-menu « Groupe »
  
• Dans la boite de configuration qui apparaît, renseigner le champ «  Nom  » et (facultativement) ajouter une courte description.
  Valider avec le bouton «  Sauver  » : le groupe est créé, vous en êtes l’administrateur (i.e. vous avez tous les droits y compris celui de le supprimer).
  

Ajout des membres :

• Pour ajouter des membres à votre groupe, sélectionnez le dans le volet «  Groupe  » et cliquez sur le bouton « Ajouter des membres  » (bouton non-disponible si vous n’êtes pas administrateur du groupe).
  
• Utilisez l’Annuaire de l’ENP de l’Université pour rechercher les personnes que vous souhaitez inviter dans votre groupe. Pour cela sélectionnez «  Annuaire  » dans les dossiers proposés dans la boite de dialogue qui s’ouvre, saisissez le nom (ou une partie de celui-ci) et cliquez sur «  Rechercher  ».
  NB : l’outil de recherche de l’annuaire permet d’utiliser le caractère * pour remplacer une ou plusieurs lettres dans le nom recherché.
• Cochez la case devant le nom des comptes que vous souhaitez intégrer puis validez en cliquant sur « Inviter ». Les personnes invitées vont recevoir un mail avec un lien leur permettant d’accepter votre invitation à participer au groupe. Lorsqu’elles auront accepté, elles deviendront visibles pour vous dans ce groupe.
  

Configurer le dossier de travail du groupe :

Chaque groupe est automatiquement muni d’un dossier de travail collectif, dont le contenu est, par défaut : visible par tous les membres, accessible à vous seul (l’administrateur) en écriture (i.e. ajout de fichiers et documents). Si vous voulez que les autres membres du groupe puissent déposer et/ou modifier/effacer les document de ce dossier, il faut le modifier sa configuration.

• Ouvrez le volet «  Documents  » et ouvrez le dossier «  Groupes  »
• Un clic droit sur le dossier de votre groupe permet d’accéder au sous-menu «  Propriétés  »
  
• Dans celui-ci ouvrez l’onglet «  Accès  » et cochez pour la ligne « Tous les membres  » les autorisations que vous souhaitez donner aux membres : «  Ajouter du contenu  » si vous souhaitez qu’ils puissent proposer des documents et «  Supprimer du contenu  » si vous voulez qu’ils gèrent la totalité des documents du dossier et pas uniquement ceux qu’ils ont déposés.
  

Résultat :

Une fois que les utilisateurs auront accepté leur invitation et font partie du groupe, vous disposez de l’infrastructure pour travailler collectivement à distance avec eux : envoi de messages, stockage de documents, de favoris, partage d’agendas, répartitions de tâches...