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[admin] Importation des comptes utilisateurs dans les applications web de l’établissement

Les manipulations nécessaires pour réaliser les importations de comptes utilisateurs depuis SCONET ou/et IACA vers Dokeos, SPIP, Cahier de texte, GIBII, GRR...

Accès rapide : le détail des manipulations pour les différentes applications
GRR | Dokéos/Chamilo | Cahier de textes | SPIP | GIBII | CORRELYCE

Pour tester les manipulations d’importation de comptes, il est conseillé d’utiliser les versions de tests des applications : voir [admin] Applications web "portables" : testez en local et sans stress les outils de votre extranet

Les enjeux

La multiplication des outils en ligne mis à disposition des profs et des élèves d’un établissement a pour corollaire la multiplication des comptes pour les utilisateurs. Rapidement ceux-ci risquent de se trouver submergés par des identifiants + mot de passe différents ! Il est donc quasi indispensable (en l’absence d’un système de SSO qui devrait arriver avec la mise en oeuvre des ENT) pour le webmestre de faire en sorte que les identifiants et passes pour toutes les applications soient les même que ceux du compte que l’élève ou le professeur utilise pour se connecter au réseau de l’établissement (i.e. compte généré par l’utilitaire IACA dans la majorité des établissements de l’académie d’Aix-Marseille).  [1]

Il faut donc se rendre à l’évidence : le webmestre va devoir mouliner les comptes utilisateurs dans chaque application... et bien plus pénible : chaque application impose un format de fichier d’import qui lui est propre, obligeant le webmestre à des trésors d’habileté avec son tableur !

Manipulation "type"

Quelle que soit l’application, les opérations vont se dérouler selon le scénario suivant :
- 1) Récupération d’un fichier de comptes utilisateurs

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exportation des comptes sous IACA

(liste des profs et/ou élèves) soit à partir de SCONET (base "officielle" des inscrits dans l’établissement, profs et élèves) soit à partir de IACA (logiciel installé sur le serveur Windows 200* qui gère le réseau pédagogique de l’établissement). Cette opération est réalisée par un administrateur du logiciel (voir au secrétariat du chef d’établissement pour SCONET, l’administrateur du réseau pédagogique pour IACA).

Dans la suite de cet article on s’attachera spécialement aux manipulations à partir d’export IACA vu que celles de SCONET ne permettent pas de récupérer les mots de passe des utilisateurs (ni les identifiants exacts).

Comma Separated Values - 180.7 ko
exemple extraction complète de IACA

En général il ne sera pas nécessaire de faire l’extraction de l’ensemble des données disponibles dans IACA (date de naissance ou adresse sont inutiles dans la majorité des cas) mais si l’on veut utiliser le même fichier d’extraction pour toutes les applications il est plus simple de tout récupérer puis de supprimer les colonnes inutiles ensuite...

- 2) Mise au format

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Enregistrer au format CSV

voulu par l’application de la liste récupérée à l’aide d’un tableur et/ou d’outils de conversion spécialisés. Dans la majorité des cas les listes d’utilisateurs à "injecter" dans les applications doivent êtres au format CSV (Comma-separated values). Ce format de tableur correspond à un simple fichier texte dans lequel chaque ligne correspond à une rangée du tableau et les cellules d’une même rangée sont séparées par un séparateur (virgule, point-virgule...). Le contenu des cellules peut également être délimités par des guillemets (simples ou doubles).
Les différentes applications ne nécessitent ni les mêmes colonnes (nom, prénoms, logins, classes, adresse mail...), ni le même ordre des colonnes : il est donc indispensable de réorganiser les données du tableur extrait pour correspondre à l’application dans laquelle on va faire l’injection. Histoire de compliquer, le formatage du fichier (séparateur, guillemets) est également variable d’une application à l’autre...

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Options d’enregistrement d’un fichier CSV

Pour toutes les manipulations on utilisera le tableur LibreOffice/OpenOffice Calc qui donne la possibilité de gérer de façon explicite le format d’enregistrement : Fichier >> Enregistrer sous... >>format Texte CSV et cocher l’option Editer les paramètres du filtre. Ensuite, en fonction de l’application on choisira la combinaison séparateur de champ (virgule / point virgule) et séparateur de texte (type de guillemets) voulu.
Si les cellules contiennent du texte, dans les versions récentes d’OpenOffice / LibreOffice, on cochera aussi "Mettre en guillemets toutes les cellules de texte"

- 3) Injection du (des) fichier(s) obtenu(s) dans l’application en utilisant l’outil spécifique à l’application : un formulaire de saisie qui permet de télécharger le fichier puis de lancer le script qui réalise l’intégration des comptes dans la base de données.

GRR

Cette application ne nécessite qu’un import des professeurs. A priori, une fois l’import initial réalisé, la mise à jour des profs (départs / arrivées) se fera plus rapidement en utilisant l’import "manuel" (un par un) à chaque rentrée scolaire...

Pré-requis : puisque les mots de passe IACA sont (par défaut) longs de 5 ou 6 caratères, il est nécessaire d’aller configurer GRR pour qu’il accepte les mots de passe de 5 caractères : Administration >> Configuration générale >> Sécurité / Connexions >> Mot de passe Longueur minimale du mot de passe = 5

Dokeos / Chamilo

Pré-requis : vérifier la configuration du type de groupes utilisés. Dokéos/Chamilo propose 2 types d’outils pour faire des groupes d’utilisateurs : les sessions de formation (configuration par défaut) ou les classes. Il est donc nécessaire de vérifier que c’est le mode classes qui est utilisé : Administration >> Configuration >> Portail >> Utiliser les sessions de formation : NON

2 outils possibles pour réaliser l’importation des comptes :

1ère possibilité : renouvellement complet des comptes
(i.e. "bascule année" avec suppression des compte n’existant plus, réorganisation des classes...) à partir d’une extraction complète des comptes IACA. Dans ce cas il est impératif de faire l’extraction de tous les utilisateurs (ne pas limiter l’exportation à une classe ou un groupe de profs !) puisque les utilisateurs existant dans le Dokéos/Chamilo qui ne seraient plus dans le fichier d’import seront supprimés. C’est la solution à privilégier en début d’année.

2ème possibilité : ajout d’utilisateurs supplémentaires
si l’on souhaite ajouter des utilisateurs sans avoir à réinitialiser l’ensemble des comptes alors on utilisera l’outil d’importation CSV "standard" de Dokeos/Chamilo [2]

Les droits de l’utilisateurs sont donnés par la colonne Statut : user pour les élèves, teacher pour les profs.

ou "Importer une liste de classe (format CSV)")

Cahier de Textes

Cette application propose 2 outils d’importation des comptes : soit à partir de fichiers CSV soit à partir d’extraction SCONET. L’idée étant de générer des comptes avec un mot de passe existant (celui de IACA), on utilisera la méthode basée sur un fichier CSV obtenu par extraction des comptes profs depuis IACA.

. Les droits de l’utilisateur sont donnés par la dernière colonne : Enseignant : 2, Vie scolaire : 3, Resp. d’établissement : 4

SPIP

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Accès csv2spip par le menu Auteurs

Pré-requis : disposer du plugin csv2spip : SPIP ne proposant pas d’outil d’importation des comptes utilisateurs "de série", il faut que le plugin csv2spip soit installé (et activé !). Si celui-ci n’est pas installé dans votre SPIP, il faudra demander son installation aux service en ligne.

GIBII

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exemple import GIBII eleves
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exemple import GIBII profs

GIBII nécessite 2 fichiers pour réaliser les importations de comptes élèves et profs : eleves.txt et profs.txt.

Les différentes méthodes pour générer ces fichiers (à partir de SCONET et/ou IACA, voire directement par saisie manuelle...) sont présentées sur le site de l’académie : Des outils pour GIBII.

Une fois les fichiers eleves.txt et profs.txt générés, il faut se connecter à son GIBII en administrateur pour accéder à l’outil d’importation et "mouliner" les fichiers.

CORRELYCE

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Importation des comptes IACA dans CORRELYCE

L’importation des comptes IACA dans CORRELYCE se fait selon les mêmes principes que pour les autres applications : extraction des comptes en CSV et mise au format spécifique, connexion avec un compte Superviseur (ou chef d’établissement) à l’interface de gestion des comptes. A partir de là l’outil d’injection effectue un certain nombre de vérifications et propose éventuellement une liste de comptes à corriger avant la validation définitive. En revanche le résultat n’est pas immédiat puisque la création des comptes se fait durant la nuit suivante.
Les étapes précises de la manipulation sont détaillées dans le document ci-joint.


[1] On pourrait (naïvement !) penser qu’une solution à base de LDAP permette de s’affranchir de l’obligation de générer les comptes pour chaque application en utilisant les comptes utilisateurs de l’Active Directory du serveur Windows 200* qui authentifie les utilisateurs sur leur réseau d’établissement... Mais étant donné que ce serveur se trouve dans une zone inaccessible depuis internet alors que les applications web sont sur le serveur du rectorat, cette option n’est pas disponible...

[2] en version 1.8.6 cet outil est totalement inutilisable car bogué, la version 1.8.6.1 corrige le problème...


[ http://tice.espe.univ-amu.fr/spip/Importation-des-comptes ]